Ce qui change quand plus personne n’a de bureau attitré
En flex office, le poste devient un équipement commun. Chacun s’installe le matin, repart le soir avec ses affaires, et la personne suivante doit retrouver un poste propre, réglable et branché. Le mobilier doit donc supporter des réglages fréquents par des utilisateurs différents : un siège dont la hauteur et la profondeur d’assise se règlent sans notice, un bureau dont le passage de câbles reste discret, une lampe que l’on oriente sans outil.
Le second changement touche les affaires personnelles. Sans tiroir attitré, il faut un casier par personne présente, ou un casier pour chaque collaborateur si l’entreprise veut éviter les tensions du matin. Le nombre, l’emplacement et la profondeur des casiers se décident tôt, parce qu’ils prennent de la surface au sol et structurent les circulations.
Enfin, le flex office déplace la demande vers d’autres espaces : appels en visio, travail concentré, petites réunions improvisées. Si ces espaces manquent, les équipes réservent des salles de réunion pour téléphoner et le plateau paraît saturé alors que des postes restent vides.
Combien de postes : un calcul, puis une vérification
Le nombre de postes se déduit de la présence observée sur plusieurs semaines, jour par jour, et non d’une moyenne annuelle. Le pic hebdomadaire compte davantage que la moyenne : un plateau dimensionné sur la moyenne déborde le jour où l’équipe commerciale et la direction se retrouvent ensemble. Notre guide détaille la méthode et propose un calcul en ligne (Flex office : combien de postes pour votre effectif ?).
Nous croisons ensuite ce chiffre avec la surface disponible et les règles de confort (surface par poste, distances entre rangées, accès aux fenêtres). Le résultat se présente en deux ou trois scénarios d’implantation, chacun avec son nombre de postes, de casiers, de bulles et de salles. Vous choisissez en voyant les plans, pas en lisant un tableau.
Le mobilier d’un plateau partagé, poste par poste
Chaque famille de mobilier répond à une contrainte précise du travail sans place fixe :
- Postes de travail : plateaux de 140 à 160 cm de large, piètement simple à nettoyer, goulotte et prises au niveau du plateau pour brancher un ordinateur sans se pencher.
- Sièges : réglages intuitifs et document du fabricant au titre de la NF EN 1335 pour chaque siège de poste proposé.
- Casiers : fermeture par code ou badge, profondeur suffisante pour un sac d’ordinateur, éventuellement une étagère pour un casque.
- Postes assis-debout : quelques-uns par zone plutôt qu’un plateau entier, pour ceux qui en ont besoin sans immobiliser le budget.
- Bulles et cabines : pour les appels et la visio, avec ventilation et acoustique vérifiées (voir Cabine acoustique de bureau : choisir, placer, livrer).
- Zones d’échange : tables hautes, banquettes, fauteuils à dossier haut qui coupent le bruit sans cloison.
Les règles d’usage se dessinent avec le mobilier
Un flex office tient grâce à des règles simples : bureau vide le soir, réservation ou non, quartiers par équipe ou plateau entièrement ouvert. Ces choix ont des conséquences matérielles. Des quartiers par équipe demandent des casiers répartis à proximité de chaque zone ; un plateau ouvert sans réservation demande plus de postes de passage près des entrées.
Nous préparons ces options avec vos responsables des services généraux et, si l’entreprise en a un, avec le comité social et économique, qui doit souvent être consulté quand l’organisation du travail change. Nous fournissons les plans, les fiches des pièces et les documents de conformité nécessaires à cette consultation.
Cas types
Cas type
Une équipe de 80 personnes, présente surtout du mardi au jeudi
- Situation
- Le plateau est plein trois jours sur cinq et presque vide le lundi et le vendredi. Les salles de réunion sont prises pour des appels individuels.
- Notre approche
- On dimensionne les postes sur le pic du milieu de semaine, on transforme deux salles sous-utilisées en zone de bulles, et on installe un casier par collaborateur pour éviter la course du matin.
Cas type
Une société qui garde des postes attitrés pour certains métiers
- Situation
- La comptabilité et l’accueil restent à poste fixe, les équipes projet passent en partagé.
- Notre approche
- Le plateau est découpé en deux zones avec des mobiliers différents : postes équipés de caissons pour les fixes, postes nus et casiers pour les autres, salles de concentration partagées entre les deux.
Cas type : situation représentative, pas un projet réalisé.
Ce qui fait le budget d’un plateau en flex office
Le passage en flex office réduit souvent le nombre de postes mais ajoute des casiers, des bulles et des zones d’échange. Le budget se lit donc par familles :
| Poste | Ce qui le fait varier |
|---|---|
| Postes de travail et sièges | Nombre de postes retenu, part d’assis-debout, électrification au plateau, gamme des sièges. |
| Casiers et rangements | Un casier par présent ou par collaborateur, type de fermeture (code, badge, serrure connectée). |
| Bulles et cabines | Nombre de places, ventilation, éclairage intégré, autonomie par rapport aux réseaux. |
| Zones d’échange et de repli | Banquettes sur mesure ou pièces de catalogue, finitions textiles. |
| Conception, livraison et pose | Nombre de scénarios étudiés, accès au plateau, livraison en une fois ou par phases. |
Chiffrage sur devis, ligne par ligne, avec le fabricant et le délai de chaque pièce. Pour étaler l’investissement, le projet peut être financé en location financière sur 24 à 60 mois, sous réserve d’accord de l’organisme partenaire.
Comment nous procédons
- 01
Mesure de la présence
Relevé sur plusieurs semaines (badges, réservations ou comptage simple) et entretiens avec les responsables d’équipe.
- 02
Scénarios d’implantation
Deux ou trois plans cotés avec le nombre de postes, casiers, bulles et salles, et leur effet sur les circulations.
- 03
Choix des pièces
Sélection chez des fabricants européens, échantillons de matières, essai de sièges si besoin.
- 04
Devis et commandes
Devis ligne par ligne, commandes suivies sur les accusés de réception des fabricants.
- 05
Livraison et pose
Installation par nos équipes partenaires, en dehors des heures de travail si le plateau est occupé.