01 — Les trois chiffres à connaître
Un projet de flex office repose sur trois chiffres : l’effectif rattaché au site, le taux de présence moyen et le taux de présence au pic. Le premier sert à dimensionner les casiers et les services ; le dernier, à dimensionner les postes. Le taux moyen, souvent cité, est le moins utile pour le plan : un plateau dimensionné sur la moyenne manque de places deux jours par semaine.
Ces chiffres se mesurent. Sur quatre à six semaines hors vacances, on relève l’occupation réelle des postes à plusieurs moments de la journée (capteurs, badges, réservations ou simples comptages). Les déclarations des équipes surestiment ou sous-estiment souvent leur présence.
02 — Le calcul, pas à pas
Une fois la présence mesurée, le calcul est simple :
| Étape | Hypothèse | Résultat |
|---|---|---|
| Pic de présence mesuré | 62 % de l’effectif un mardi | 74 personnes |
| Marge pour les jours exceptionnels | + 10 % | ≈ 82 personnes |
| Répartition des places | 70 % postes, 30 % autres lieux (salles, bulles, salons) | ≈ 57 postes + 25 places ailleurs |
| Ratio de postes | 57 postes / 120 personnes | ≈ 0,48 poste par personne |
| Casiers | 1 par personne rattachée | 120 casiers |
Ces pourcentages sont un exemple. Le bon ratio dépend de votre activité : une équipe commerciale très mobile et un bureau d’études sédentaire n’ont pas les mêmes besoins.
03 — Rendre les mètres carrés aux équipes
Le flex office réduit le nombre de postes ; s’il réduit aussi la qualité des lieux, il échoue. Les surfaces libérées doivent financer ce que le bureau individuel n’offrait pas : des salles de projet pour travailler à plusieurs, des lieux calmes pour se concentrer, des cabines pour les appels, des salons pour recevoir, et surtout un casier personnel par salarié.
Les « ancrages » d’équipe aident beaucoup : chaque équipe dispose d’une zone de rattachement où elle sait qu’elle trouvera des places et ses collègues, plutôt qu’un plateau entièrement libre.
04 — Le mobilier adapté aux postes partagés
Un poste partagé doit se régler en quelques secondes par n’importe qui : siège de travail aux réglages intuitifs, bureau sans caisson fixe, écran sur bras réglable, alimentation accessible sur le plateau. Les revêtements doivent supporter un nettoyage fréquent. À l’inverse, les espaces de réunion et de détente peuvent accueillir des pièces plus domestiques, qui donnent envie de venir.
- siège de travail conforme EN 1335 aux réglages simples et visibles ;
- plateau dégagé, électrification accessible ;
- casiers personnels proches des zones d’équipe ;
- cabines et bulles en nombre suffisant pour les appels.
05 — Les règles du jeu
Un flex office tient par ses règles : réservation de postes ou de zones les jours de pointe, bureau rendu propre le soir, cabines limitées dans le temps aux heures chargées. Elles se définissent avec les équipes, avant le déménagement, et se revoient après trois mois d’usage réel.