Partir de la date de remise des clés, et remonter
Nous construisons le planning à rebours. La date d’emménagement fixe la fin de la pose. Avant elle, il faut la livraison, donc la fabrication, donc la commande, donc la validation des choix, donc les plans. Chaque étape a une durée connue ou confirmée par le fabricant, et l’addition révèle tout de suite si le calendrier est tenable.
La première question n’est donc pas « quel style ? » mais « quelles pièces ont les délais les plus longs ? ». Une grande table de conseil sur mesure, des banquettes tapissées ou des sièges dans un coloris spécial peuvent demander bien plus de temps qu’un poste de travail standard. Ces lignes sont arbitrées et commandées en premier, parfois avant que le reste du plateau soit dessiné.
S’articuler avec les travaux du bailleur ou du preneur
Les nouveaux locaux sont souvent livrés après un chantier mené par le bailleur ou commandés par l’entreprise elle-même : cloisons, sols, électricité, réseau. Soul Design ne réalise ni ne vend ces travaux. Nous travaillons à côté des entreprises qui les mènent : nous leur transmettons les plans de mobilier pour positionner les prises de sol et les nourrices au bon endroit, et nous calons nos livraisons après la réception de leurs lots.
Ce point de coordination évite deux erreurs coûteuses : des prises au sol placées avant que l’implantation des postes soit arrêtée, et du mobilier livré dans un plateau encore poussiéreux. Si vous n’avez pas encore d’entreprises pour ces travaux, nous pouvons vous en recommander ; elles contractent et facturent directement avec vous.
La logistique d’immeuble, souvent sous-estimée
Un emménagement se joue aussi dans les parties communes. Avant la livraison, nous vérifions :
- les dimensions de la cabine d’ascenseur, de ses portes et des paliers, pour savoir quelles pièces doivent arriver démontées ;
- les créneaux de livraison imposés par le gestionnaire de l’immeuble et la protection des parties communes ;
- la possibilité de stationner un camion, ou la nécessité d’une autorisation de voirie, en particulier à Paris (voir Livrer un meuble à Paris : cotes, monte-meubles, accès) ;
- le stockage temporaire si une partie du mobilier arrive avant la fin des travaux.
Et l’ancien mobilier ?
Le déménagement est le bon moment pour trier. Ce qui suit l’équipe dans les nouveaux locaux est déménagé par votre déménageur ; ce qui reste est repris par Soul Design pour réemploi, revente ou don, avec un bordereau par lot (Reprise et réemploi du mobilier professionnel). Le tri se décide sur inventaire, plusieurs semaines avant la date, pour que l’ancien plateau soit rendu vide à l’échéance du bail.
Cas types
Cas type
Une société de 120 personnes qui transfère son siège dans les Hauts-de-Seine
- Situation
- Le bail actuel se termine à date fixe et les nouveaux locaux sont en travaux preneur.
- Notre approche
- On lance d’abord les commandes à long délai (salle du conseil, assises d’accueil), on transmet l’implantation des postes à l’entreprise d’électricité, puis on livre par étages dans la semaine qui précède l’emménagement.
Cas type
Une start-up qui passe de 30 à 70 personnes
- Situation
- L’équipe grandit plus vite que prévu et emménage sur un plateau plus grand.
- Notre approche
- Les postes actuels sont repris tels quels, complétés par des pièces de même gamme, et le plan prévoit des postes supplémentaires installables plus tard sans tout redessiner.
Cas type : situation représentative, pas un projet réalisé.
Les postes d’un budget d’emménagement
Le budget mobilier d’un emménagement se distingue du budget travaux et du budget de déménagement. Il se compose de :
| Poste | Ce qui le fait varier |
|---|---|
| Conception et plans | Surface, nombre d’étages, besoin de plans de réservation pour les entreprises de travaux. |
| Mobilier de postes et de salles | Effectif, ratio de postes, nombre et taille des salles. |
| Pièces de représentation | Accueil, direction, salle du conseil, sur mesure ou catalogue. |
| Logistique | Accès, créneaux, stockage temporaire, livraisons par étage. |
| Reprise de l’ancien mobilier | Volume laissé sur place et débouchés trouvés. |
Chiffrage sur devis, ligne par ligne, avec le délai confirmé par chaque fabricant. Location financière possible sur 24 à 60 mois, sous réserve d’accord de l’organisme partenaire.
Comment nous procédons
- 01
Date cible et contraintes
Date d’emménagement, état des locaux, travaux prévus, effectif à l’arrivée et à un an.
- 02
Rétroplanning mobilier
Planning à rebours, pièce par pièce, avec les commandes à lancer en priorité.
- 03
Plans transmis aux entreprises de travaux
Implantation des postes et des salles pour positionner prises et réseau.
- 04
Commandes échelonnées
Pièces longues d’abord, suivi des accusés de réception de chaque fabricant.
- 05
Livraison, pose et réception
Livraison après réception des travaux, pose par étage, liste des réserves levées avant l’arrivée des équipes.